Met het printen van je digitale bestanden, voldoe je niet aan de fiscale bewaarplicht. Het originele digitale bestand moet ook beschikbaar zijn. Maar ook als je fysieke documenten digitaal opslaat, moeten deze voldoen aan bepaalde voorwaarden. Het opslaan van administratieve gegevens in een andere vorm dan het origineel (van papier naar digitaal) noemt de Belastingdienst conversie. Hiervoor hanteert de Belastingdienst bepaalde voorwaarden:
– de gegevens moeten volledig overgezet worden.
– de gegevens moeten inhoudelijk juist overgezet worden.
– de nieuwe gegevensdrager moet tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn.
– de geconverteerde gegevens moeten snel leesbaar gemaakt kunnen worden.

Wanneer je als ondernemer deze regels in acht neemt, ben je in principe niet verplicht om de fysieke documenten te bewaren. Toch is het altijd aan te raden om ook de originele documenten te bewaren. Stel, je maakt na het tanken een foto van je bonnetje en later blijkt dat je foto door een verkeerde resolutie niet goed leesbaar is, dan is het goed om het originele bestand nog te kunnen raadplegen.
Daarnaast bestaat de kans dat de Belastingdienst bij een controle toch vraagt om aanvullende informatie van een factuur, zoals bijvoorbeeld de algemene voorwaarden. Het is fijn om dan terug te kunnen vallen op het originele document.