Bewaartermijn

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie
De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. De meeste softwareleveranciers beschikken tegenwoordig over mogelijkheden om een conversie te doen van de oude software naar de nieuwe. Hier zijn vaak wel kosten aan verbonden, maar u voldoet dan wel aan de eisen.
Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door Benefice, dan kunt u er uiteraard van uit gaan dat wij voldoen aan de eisen van de belastingdienst.

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)

* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.

Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.

Handige overzichten

Ledenadministratie coöperatie of vereniging 10 jaar
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen) 9 jaar
Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) 7 jaar
Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) 5 jaar

Persoonsgegevens in het algemeen
uiterlijk na twee jaar
Sollicitanten, wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure
Uitzendkrachten, uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Personeelsadministratie, uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Salarisadministratie, uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Debiteuren en crediteuren, uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan
Klanten en leveranciers uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld
Klanten van advocaten en accountants Uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet