Kassa administratie

Kassa administratie

De gegevens die in uw kassa (of afrekensysteem) worden vastgelegd maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de eisen die aan een administratie worden gesteld, ook van toepassing zijn op uw afrekensysteem. Hieronder staan enkele specifieke eisen waaraan het afrekensysteem en de transactiegegevens moeten voldoen

Alle transactiegegevens van de kassa moeten worden bewaard
Alle transacties die worden geregistreerd in een afrekensysteem, moeten worden bewaard. Hiervoor is in kassa’s vaak een (papieren) controlerol of een elektronisch journaal aanwezig waarop alle handelingen op het systeem worden vastgelegd. Voor alle duidelijkheid: alles wat digitaal is, moet digitaal worden bewaard.

De transactiegegevens van de kassa moeten (re)produceerbaar zijn.
Als de gegevens elektronisch zijn vastgelegd, moet u deze ook elektronisch bewaren en binnen redelijke termijn kunnen (re)produceren. Als de (EPROM-)chip van een kassa onvoldoende geheugen heeft om alle gegevens te bewaren, moet u regelmatig een back-up maken op een ander medium

De transactiegegevens van de kassa moeten controleerbaar zijn.
De registratie van een transactie inclusief de gegevens die daaraan gekoppeld zijn (zoals tijdstip en nummering) moet binnen uw administratie zijn te volgen. Deze gegevens vallen onder het begrip audittrail (controlespoor). Zo moet u bijvoorbeeld gebruikmaken van een doorlopende nummering. Met een doorlopende nummering (alle transacties staan in een ononderbroken volgorde) kan worden vastgesteld of er één transactie ontbreekt en kunnen transacties makkelijk worden teruggevonden.
Bijzondere registraties, zoals het corrigeren van transacties die al geregistreerd staan, het opleiden van personeel (“trainingsstand”), “geldlade open zonder verkopen” en het inloggen van personeel worden vastgelegd en bewaard.

De instelling van het afrekensysteem moet inzichtelijk gemaakt kunnen worden.
De fabrikant levert afrekensystemen als een standaardmodel af en de leverancier stelt ze meestal zo in, dat ze voldoen aan de (informatie) behoefte van de ondernemer. Bij een belastingcontrole moet u inzicht kunnen geven in de toegepaste instellingen (parameterisering).De gegevens over de systeeminstelling worden in het afrekensysteem geregistreerd. Deze informatie moet u dus bewaren. Afhankelijk van het afrekensysteem kan dat digitaal of schriftelijk. Als u later de instellingen wijzigt, dan moet u deze wijzigingen ook vastleggen en bewaren.

Contact

Naam(Vereist)

Mogelijk ook interessant

Waarom Benefice

Nieuws

Middelingsregeling IB verdwijnt

 De nieuwe regering gaat de middelingsregeling voor de inkomstenbelasting per 2023 afschaffen: dat gaat de schatkist jaarlijks € 178 miljoen opleveren. In de budgettaire doorrekening

Meer lezen»

Het pensioengat en jaarruimte

Het pensioengat en jaarruimte Veel ondernemers zijn onzeker over hun pensioengat, ook wel pensioentekort genoemd. Wat is een pensioengat en hoe dicht je het tekort?

Meer lezen»