Ordner systeem

Boekhouder in Utrecht met meer dan 30+ jaar ervaring

Waarom een ordnersysteem gebruiken?

Met een goed opgezet ordnersysteem heeft u uw administratie en boekhouding altijd op orde en weet u precies hoe u er financieel voorstaat. Zeker als startende ondernemer is dit van groot belang. U kunt snel inzicht krijgen in uw inkomsten, uitgaven en openstaande posten. Maar ook wanneer u uw administratie uitbesteedt, biedt een goed ordnersysteem voordelen. Hoe efficiënter u uw documenten aanlevert, hoe minder tijd nodig is voor verwerking — en hoe lager de kosten blijven. Een gestructureerde administratie bespaart dus niet alleen tijd, maar ook geld.

Het begin: de juiste ordners aanschaffen

Voor een compleet ordnersysteem koopt u 4 tot 7 ordners (ordnermappen) en 3 alfabetindelingen voor deze ordners. Daarnaast schaft u een doorschrijfkasboek aan met kolommen om de btw correct in te vullen. Geef elke ordner een vaste naam, in deze volgorde: Kas, Bank, Debiteuren, Verkoopboek, Crediteuren, Inkoopboek en Correspondentie. Heeft u een kleine administratie, dan volstaan vier ordners: Kas/Bank, Debiteuren/Verkoopboek, Crediteuren/Inkoopboek en Correspondentie. De ordners Debiteuren, Inkoopboek en Correspondentie worden alfabetisch ingedeeld voor overzicht en snelle terugvindbaarheid.

Bankafschriften en verkoopfacturen verwerken

Alle bankafschriften plaatst u in de ordner ‘Bank’. Dit mogen ook prints zijn van uw internetbankieren. Het meest recente afschrift legt u bovenop. Wanneer u een factuur maakt voor een klant, moet deze minimaal bevatten: uw bedrijfsnaam en adres, btw- en handelsregisternummer, de volledige naam en adres van de klant, een factuurdatum en een doorlopend factuurnummer. Een doorlopende nummering is verplicht, bijvoorbeeld 2015-001, 2015-002, enzovoort. Daarnaast vermeldt u wat er geleverd is, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het btw-percentage, het totaalbedrag en de betalingstermijn. Het origineel gaat naar de klant; kopieën worden zorgvuldig opgeborgen.

Verkoop- en debiteurenadministratie

Van iedere verzonden factuur maakt u twee kopieën. De eerste kopie plaatst u in de ordner ‘Verkoopboek’, op volgorde van factuurnummer, met het hoogste nummer bovenop. In deze map bewaart u alle facturen van het boekjaar — ongeacht of ze al betaald zijn. Belangrijk: uit deze ordner mag nooit iets worden verwijderd. De tweede kopie plaatst u in de ordner ‘Debiteuren’, alfabetisch op naam van de klant. Zo behoudt u overzicht in openstaande posten en ziet u direct welke klanten nog moeten betalen.

Inkoopfacturen en betalingen verwerken

Ontvangt u een factuur van een leverancier, dan maakt u eerst een kopie. De kopie plaatst u in de ordner ‘Crediteuren’, op naam van de leverancier of op betaaldatum — afhankelijk van wat voor u het prettigst werkt. Het origineel bewaart u in de ordner ‘Inkoopboek’, alfabetisch op naam van de leverancier. Ook uit deze ordner mag niets worden verwijderd. Bij betaling haalt u de kopie uit de ordner ‘Crediteuren’ en voegt u deze toe aan het betreffende kas- of bankafschrift. Let bij pin- of chipbetalingen goed op dat u ook de originele kassabon bewaart waarop het btw-bedrag staat vermeld; zonder deze bon is de btw niet aftrekbaar.

Kasboek, betalingen onderweg en bewaarplicht

Contante betalingen zonder factuur noteert u direct in het kasboek of verwerkt u via de dagelijkse kasregisteruitdraai of eigen telling. Zolang u nog geen bankafschrift heeft ontvangen, bewaart u betaalde inkoopfacturen bovenop het laatste bankafschrift. Zo weet u ook zonder computer altijd wat uw actuele banksaldo is. Tot slot is het belangrijk te weten dat u wettelijk verplicht bent uw administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Een goed opgezet ordnersysteem helpt u niet alleen bij dagelijkse overzicht, maar zorgt er ook voor dat u voldoet aan de wettelijke bewaarplicht.