Kassa administratie

Boekhouder in Utrecht met meer dan 30+ jaar ervaring

Kassa administratie als onderdeel van uw boekhouding

De gegevens die in uw kassa of afrekensysteem worden vastgelegd, maken integraal deel uit van uw administratie. Dit betekent dat alle wettelijke eisen die gelden voor uw administratie, ook van toepassing zijn op uw kassasysteem. Ondernemers in bijvoorbeeld de detailhandel of horeca werken dagelijks met een groot aantal transacties. Juist daarom is het van groot belang dat deze gegevens volledig, controleerbaar en correct worden vastgelegd en bewaard. Een goed ingerichte kassa administratie voorkomt problemen bij een controle door de Belastingdienst.

Bewaren van alle transactiegegevens

Alle transacties die in uw afrekensysteem worden geregistreerd, moeten worden bewaard. In veel kassasystemen gebeurt dit via een papieren controlerol of een elektronisch journaal waarin alle handelingen worden vastgelegd. Het is belangrijk om te weten dat alles wat digitaal wordt vastgelegd, ook digitaal moet worden bewaard. Het enkel afdrukken van digitale gegevens is niet voldoende om aan de bewaarplicht te voldoen. De volledige transactiehistorie moet beschikbaar blijven voor controle, gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Gegevens moeten reproduceerbaar zijn

Wanneer transactiegegevens elektronisch worden opgeslagen, moeten deze ook binnen een redelijke termijn elektronisch kunnen worden gereproduceerd. Dit betekent dat u bij een controle in staat moet zijn om de gevraagde gegevens leesbaar en volledig aan te leveren. Beschikt uw kassasysteem bijvoorbeeld over een (EPROM-)chip met beperkte opslagcapaciteit, dan bent u verplicht regelmatig een back-up te maken op een ander opslagmedium. Hiermee voorkomt u dat gegevens verloren gaan en voldoet u aan de wettelijke eisen rondom digitale administratie.

Controleerbaarheid en audittrail

De transactiegegevens van uw kassa moeten controleerbaar zijn binnen uw administratie. Dit betekent dat elke registratie, inclusief bijbehorende gegevens zoals tijdstip en transactienummer, moet kunnen worden gevolgd. Deze controleerbaarheid wordt ook wel de audittrail genoemd. Een belangrijk onderdeel hiervan is het gebruik van een doorlopende nummering, waarbij alle transacties in een ononderbroken volgorde zijn geregistreerd. Zo kan worden vastgesteld of er transacties ontbreken en kunnen specifieke handelingen eenvoudig worden teruggevonden. Ook bijzondere registraties, zoals correcties op eerdere transacties, gebruik van een trainingsstand, het openen van de geldlade zonder verkoop en personeelsinloggegevens, moeten worden vastgelegd en bewaard.

Inzicht in systeeminstellingen

Niet alleen de transacties zelf, maar ook de instellingen van het afrekensysteem moeten inzichtelijk zijn. Kassasystemen worden doorgaans als standaardmodel geleverd en vervolgens afgestemd op de informatiebehoefte van de ondernemer. Tijdens een belastingcontrole moet u kunnen aantonen welke instellingen (parameterisering) zijn toegepast. Deze systeeminstellingen worden vastgelegd in het kassasysteem en moeten eveneens worden bewaard, digitaal of schriftelijk afhankelijk van het systeem. Wijzigt u later instellingen, dan moeten ook deze wijzigingen worden geregistreerd en bewaard.

Zekerheid met professionele begeleiding

De eisen rondom kassa administratie zijn strikt en technisch van aard. Onvolledige vastlegging of ontbrekende gegevens kunnen bij controle leiden tot correcties of sancties. Door uw administratie professioneel te laten begeleiden door Benefice weet u zeker dat uw kassa administratie voldoet aan alle wettelijke verplichtingen. Wij helpen u bij het beoordelen van uw kassasysteem, adviseren over correcte inrichting en zorgen dat uw administratie volledig en controleerbaar blijft. Zo voorkomt u risico’s en houdt u uw bedrijfsvoering financieel gezond.