Facturatie

Boekhouder in Utrecht met meer dan 30+ jaar ervaring

Hoe maakt u een factuur?

In de meeste gevallen bent u als ondernemer verplicht een factuur aan uw klant te sturen voor de door u geleverde goederen of diensten. Met een factuur verzoekt u uw klant om betaling en legt u de transactie administratief vast. In sommige specifieke gevallen, zoals bijvoorbeeld bij taxivervoer, geldt een uitzondering op de factuurplicht. Twijfelt u of u moet factureren in uw situatie? Dan is het verstandig om dit vooraf te laten beoordelen. Benefice kan u hierover vakkundig adviseren, zodat u voldoet aan alle wettelijke eisen.

Verplichte gegevens op een factuur

Wanneer u moet factureren, moet uw factuur aan wettelijke eisen voldoen. Zo moeten minimaal uw naam, adres en btw-nummer worden vermeld, evenals uw KvK-nummer indien u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast moet de factuurdatum worden opgenomen, evenals de datum waarop of het tijdvak waarin de goederen of diensten zijn geleverd. Ook vermeldt u het aantal geleverde goederen of diensten, het toegepaste btw-tarief, het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag in euro’s. Een onvolledige factuur kan bij controle worden afgekeurd, wat gevolgen kan hebben voor zowel u als uw klant.

Tijdig factureren is essentieel

Naast de inhoud van de factuur stelt de wet ook eisen aan de tijdigheid van factureren. Een factuur moet uiterlijk binnen één maand na levering van het product of de dienst aan de klant worden uitgereikt. Tijdig factureren is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook in uw eigen belang. Uit onderzoek blijkt namelijk dat snel factureren een positievere invloed heeft op de betalingsmoraal van klanten dan het actief najagen van openstaande posten. Door direct na levering te factureren, verbetert u uw cashflow en verkleint u de kans op betalingsachterstanden.

Factureren rond de jaarwisseling

Sommige ondernemers denken hun winst in een bepaald jaar te kunnen verlagen door facturen niet in december maar pas in januari te versturen. Voor de btw kan het moment van factureren inderdaad invloed hebben op het tijdstip van afdracht. Voor de inkomstenbelasting ligt dit echter anders. Sinds 2009 schrijft de Belastingdienst voor dat winst die kan worden toegerekend aan nog niet gefactureerde prestaties moet worden opgenomen in het jaar waarin de prestatie is geleverd. Het uitstellen van facturatie biedt dus geen fiscaal voordeel voor de inkomstenbelasting en kan zelfs tot correcties leiden.

Verstuurde en ontvangen facturen bewaren

Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, moeten worden bewaard in uw administratie. Dit is verplicht, omdat uw administratie controleerbaar moet zijn. Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze heeft verzonden of ontvangen. Een elektronische factuur mag u dus niet alleen afdrukken; deze moet ook digitaal worden opgeslagen. De algemene bewaartermijn voor facturen bedraagt zeven jaar. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar.

Zekerheid door professionele ondersteuning

Correct factureren en het zorgvuldig bewaren van facturen vormen een belangrijk onderdeel van een gezonde administratie. Fouten of onvolledigheden kunnen leiden tot vragen of correcties van de Belastingdienst. Door uw administratie en facturatie professioneel te laten begeleiden door Benefice bent u verzekerd van een correcte verwerking en naleving van alle wettelijke eisen. Zo voorkomt u risico’s, behoudt u overzicht en kunt u zich volledig richten op uw onderneming.