Sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling (WKR). Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen.

Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Waarom kiezen voor de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling komt in de plaats van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. U bent nog niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag u ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling of voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Na 2013 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers. De werkkostenregeling heeft een aantal voordelen:

• U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
• U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.
• U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
• U kunt de vergoedingen en verstrekkingen zonder meer in de vrije ruimte onderbrengen. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt.
• U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.
• U kunt normbedragen gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.
• U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen niet te verwerken in de loonstrook.

Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem.

Ondanks deze voordelen is het niet altijd gunstig om te kiezen voor de werkkostenregeling.

Werkkostenregeling gunstig of niet?

U kunt berekenen of het in uw omstandigheden gunstig is gebruik te maken van de werkkostenregeling of de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Als u gewend bent om naast de kosten die binnen de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen zijn, veel andere kosten van uw werknemers te vergoeden, dan biedt de werkkostenregeling u weinig speelruimte. Van belang bij uw berekening is ook dat bepaalde eindheffingen die u nu betaalt, vervallen en opgaan in de werkkostenregeling. Dat zijn:

• de eindheffing voor bezwaarlijk te individualiseren loon
• de eindheffing voor loon met een bestemmingskarakter, met uitzondering van toeslagen op grond van de Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers 1940 - 1945 en de Wet uitkeringen burgeroorlogsslachtoffers 1940 – 1945
• de eindheffing voor geschenken in natura
• de eindheffing voor bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen

Voorbeeld

U hebt een bedrijf met 10 werknemers, met een totaal fiscaal loon van € 300.000. Uw vrije ruimte is dan 1,4% x € 300.000 = € 4.200. U kunt gemiddeld € 350 per maand aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kwijt in uw vrije ruimte; het bedrag mag per werknemer verschillen. Hebt u meer vrije ruimte nodig en betaalt u nu geen eindheffingen, dan is de werkkostenregeling niet gunstig. Want over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing.

Gevolgen voor arbeidsvoorwaardenbeleid

Om een goede keuze te kunnen maken tussen de werkkostenregeling en de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen, moet u nadenken over uw arbeidsvoorwaardenbeleid . U kunt inschatten hoeveel vrije ruimte u hebt en of dit - met de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen - voldoende financiële ruimte biedt voor het beleid dat u wilt voeren. Als u voor de werkkostenregeling kiest, zult u hiervoor ook uw administratie moeten inrichten.

Als u voor de werkkostenregeling kiest

Als u ervoor hebt gekozen om in 2011 gebruik te maken van de werkkostenregeling, is het volgende van belang:

• U kunt elk jaar opnieuw kiezen.
• Veel bestaande afspraken met ons vervallen.
• U moet uw administratie aanpassen.
• U wilt misschien uw arbeidsvoorwaarden of cao aanpassen.

Elk jaar opnieuw kiezen

Als u in 2011 gebruikmaakt van de werkkostenregeling, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of 2013 weer kiezen voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Bestaande afspraken vervallen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, blijven alleen onze afspraken gelden over vergoedingen en verstrekkingen die binnen de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen zijn. Alle andere afspraken met ons over vrije vergoedingen en verstrekkingen vervallen. U kunt deze afspraken wel weer gebruiken als u in 2012 of 2013 weer overstapt op de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.

Administratie aanpassen

Als u voor de werkkostenregeling kiest, moet u uw administratie aanpassen. Bijvoorbeeld:

• U moet het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit cumulatieve bedrag moet u uit uw financiële administratie kunnen halen. Staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen.
• U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte blijft.

Overleg met ondernemingsraad en vakbonden

Voordat u voor de werkkostenregeling kiest, moet u misschien overleggen met uw ondernemingsraad en de vakbonden over uw arbeidsvoorwaardenbeleid.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.