Ordnersysteem gebruiken

Met een ordnersysteem heeft u uw administratie en boekhouding altijd op orde en weet u precies hoe u er financieel voorstaat. Zeker als startende ondernemer kunt u dat goed gebruiken. Zo zet u een goed ordnersysteem op.

Hoe staat u er financieel voor?
Als u een goed ordnersysteem gebruikt, kunt u deze vraag zonder problemen beantwoorden. Want met een ordnersysteem is uw administratie en boekhouding altijd op orde en heeft u overzicht.

Maar ook als u de administratie uitbesteedt heeft het voordelen. Want hoe efficiënter u uw spullen aanlevert, hoe minder tijd en geld het kost om deze te verwerken.

Het begin: ordners kopen
Koop 4 tot 7 ordners (ordnermappen) en 3 alfabetindelingen voor deze ordners. Schaf ook een doorschrijfkasboek aan met kolommen om de btw in te vullen.

Geef elke ordnermap een naam, in deze volgorde:
• Kas
• Bank
• Debiteuren
• Verkoopboek
• Crediteuren
• Inkoopboek
• Correspondentie

Kleine administraties:
Voor een kleine administratie heeft u maar 4 ordners nodig:
• Kas/bank
• Debiteuren/verkoopboek
• Crediteuren/inkoopboek
• Correspondentie

De ordners Debiteuren, Inkoopboek en Correspondentie verdeelt u onder op alfabet.

Het ordnersysteem: zo werkt het

1.Bankafschriften
Stop alle bankafschriften in de ordner ‘Bank’. Dat kan bijvoorbeeld ook een print van uw internetrekening zijn. Het meest recente afschrift komt bovenaan.

2.I. Facturen maken
Als u een factuur maakt voor een klant, vermeldt dan:
– a. Uw eigen (bedrijfs-)naam en adres, btw- en handelsregisternummer, volledige naam en adres van de klant;
– b. Een datum en een doorlopend factuurnummer. In 2015 begint u bijvoorbeeld met 2015-001, en vervolgt met 2015-002, en zo verder. Vindt u het vervelend om met 001 te beginnen? Begin dan met 2015-100 en ga dan zo verder. Als de nummering maar doorlopend is!
– c. Wat er geleverd of gedaan is;
– d. Het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het btw-percentage en het totaal te betalen bedrag door de klant. Vergeet ook de betalingstermijn niet! Het origineel stuurt of geeft u aan uw klant.

2.II. Kopieën van factuur maken en apart opbergen
– De eerste kopie gaat in de ordner ‘Verkoopboek’. Op nummer, met het hoogste nummer bovenop. In deze ordner komen alle facturen die in een boekjaar naar klanten heeft gestuurd, of ze nou betaald zijn of niet. Belangrijk: uit de ordner ‘Verkoopboek’ mag u nooit iets verwijderen.
– De tweede kopie gaat in de ordner ‘Debiteuren’, op naam van de klant (alfabetisch).

3.Inkoop- of kostenfacturen van leveranciers
Maak eerst een kopie van de factuur en stop hem daarna in de ordner ‘Crediteuren’. Op naam van de leverancier of op betaaldatum, afhankelijk van wat u makkelijk vindt. Berg het origineel op in de ordner ‘Inkoopboek’, op naam van de leverancier (alfabetisch). Belangrijk: ook uit deze ordner mag u nooit iets verwijderen.

4.Betalingen door klanten
– Haal een kopie van de betreffende factuur uit de ordner ‘Debiteuren’. Stop deze, afhankelijk van hoe de klant heeft betaald, achter het afschrift van de kas of de bank;
– Contante betalingen, zonder dat u daarvoor een factuur heeft gemaakt, noteert u in het kasboek of verwerkt u in het kasboek via de dagelijkse boeking van de kasregisteruitdraai of eigen telling.

5.Betalingen aan leveranciers
– Haal de (kopie van de) inkoopfactuur van de leverancier uit de ordner ‘Crediteuren’. Stop hem, afhankelijk van hoe u de leverancier heeft betaald, voor in de map van de kas of bank;
– Nadat u een afschrift van de bank heeft ontvangen waarop die betaling staat vermeld, of deze zelf heeft uitgeprint, bergt u de (kopie van de) inkoopfactuur achter dit afschrift op;
– Doe dit ook met pin- of chipbonnen. Let er op dat u ook de (originele) kassabon (niet alleen de pin- of chipbon) heeft waarop het bedrag aan btw staat. Anders is de btw niet aftrekbaar!

6.Betalingen onderweg
– Zolang u nog geen bankafschrift heeft ontvangen of gemaakt, bevinden zich bovenop het laatste afschrift alle inkoopfacturen die al zijn betaald. U weet dus ook zonder computer altijd wat uw banksaldo is.
Goed om te weten. U bent wettelijk verplicht om uw administratie minimaal zeven jaar lang te bewaren.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.