Online boekhouden, welke spelregels hanteert de Belastingdienst?

Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie in de cloud te zetten. Sommigen gaan zelf aan de slag met online boekhouden, anderen kiezen ervoor om het uit te besteden aan een online boekhouder. Alle administratieve documenten worden veilig in de cloud opgeslagen en je hebt altijd een back-up van je administratie. Maar hoe zit het met je fiscale bewaarplicht? Welke spelregels hanteert de Belastingdienst bij online boekhouden?

Online administratie bewaren
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 tot 10 jaar te bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Deze verplichting geldt zowel voor fysieke als digitale documenten.De Belastingdienst wil bij een online administratie inzicht kunnen hebben in administratieve documenten op ‘gegevensdragers’ zoals harddisks, usb-sticks, CD’s of DVD’s. Wanneer je start met online boekhouden dan ziet de Belastingdienst ook cloudservices als ‘gegevensdrager’.

Online boekhouden en bewaarplicht
Met het printen van je digitale bestanden, voldoe je niet aan de fiscale bewaarplicht. Het originele digitale bestand moet ook beschikbaar zijn. Maar ook als je fysieke documenten digitaal opslaat, moeten deze voldoen aan bepaalde voorwaarden. Het opslaan van administratieve gegevens in een andere vorm dan het origineel (van papier naar digitaal) noemt de Belastingdienst conversie. Hiervoor hanteert de Belastingdienst bepaalde voorwaarden:
– de gegevens moeten volledig overgezet worden.
– de gegevens moeten inhoudelijk juist overgezet worden.
– de nieuwe gegevensdrager moet tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn.
– de geconverteerde gegevens moeten snel leesbaar gemaakt kunnen worden.

Wanneer je als ondernemer deze regels in acht neemt, ben je in principe niet verplicht om de fysieke documenten te bewaren. Toch is het altijd aan te raden om ook de originele documenten te bewaren. Stel, je maakt na het tanken een foto van je bonnetje en later blijkt dat je foto door een verkeerde resolutie niet goed leesbaar is, dan is het goed om het originele bestand nog te kunnen raadplegen.
Daarnaast bestaat de kans dat de Belastingdienst bij een controle toch vraagt om aanvullende informatie van een factuur, zoals bijvoorbeeld de algemene voorwaarden. Het is fijn om dan terug te kunnen vallen op het originele document.

Scan & herken
Bij het inscannen van administratieve documenten is het dus van belang dat je voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst. Het is belangrijk dat alle gegevens duidelijk zichtbaar zijn op de foto of scan. Aangezien de meeste smartphones tegenwoordig voorzien zijn van kwalitatief goede camera’s is het steeds eenvoudiger om heldere scans van je bonnen en facturen aan te bieden.

Ook zijn er aanbieders van online boekhouden die werken met een scan & herkentechnologie waarbij scans van bonnen en facturen direct ingelezen worden in het boekhoudprogramma. Met deze OCR-technologie (Optical Character Recognition) hoef je de gegevens niet meer handmatig in te voeren in je boekhoudsoftware.
Wil je het jezelf nog eenvoudiger maken, dan kun je ervoor kiezen om je complete boekhouding over te laten aan een online boekhouder. Op deze manier wordt jouw boekhouding digitaal gecontroleerd en verwerkt, heb je geen omkijken naar zaken als het opstellen van je jaarcijfers en haal je het maximale uit je belastingaangifte.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.